Cô Lan bán đồ ngũ kim ở đầu phố. Cuối tháng, cô ngồi trước xấp hóa đơn cao nửa gang tay, cuốn sổ ghi chằng chịt và cái điện thoại đầy tin nhắn chuyển khoản. Cô thở dài: “Bán thì được nhiều, mà cuối tháng không biết còn lại bao nhiêu tiền.”
Hôm sau, cô thuê Mai, cô gái mới ra trường ngành kế toán. Một tuần sau, cô Lan nói: “Lần đầu tiên cô biết mình lời hay lỗ.” Đó là một cách rất đời thường để hiểu nghề kế toán. Đây là Kỳ 1 của chuỗi Kế toán: mình kể từ chuyện của Mai, giải thích từng thuật ngữ nghe “khô khan”, rồi nói chuyện học gì và đi lên thế nào.
(Cô Lan và Mai là tình huống tưởng tượng để dễ hình dung, không phải người có thật nhé.)
Kế toán thực ra “giữ” cái gì?
Nói gọn, kế toán là người giữ sổ tiền bạc của một doanh nghiệp. Mỗi đồng tiền vào ra đều phải có giấy tờ chứng minh, được ghi vào sổ cho đúng chỗ, và cuối kỳ được tổng hợp thành báo cáo để chủ doanh nghiệp biết mình đang lời hay lỗ. Với nhà bạn, đó giống cuốn sổ thu chi gia đình, chỉ khác là nghiêm ngặt hơn rất nhiều và phải khớp với quy định của Nhà nước về thuế.
Vì thế, kế toán không chỉ “nhập số”. Một con số lệch có thể kéo theo cả chuỗi sai: sai báo cáo, sai thuế, sai quyết định của chủ.
Giải nghĩa mấy từ hay gặp
Nghề này có kha khá từ nghe lạ tai. Mình giải thích theo kiểu đời thường:
- Chứng từ: giấy tờ chứng minh một khoản thu hoặc chi đã xảy ra. Như biên lai tiền điện nhà bạn, hay phiếu chi khi cô Lan mua hàng.
- Hóa đơn: một loại chứng từ do bên bán xuất ra khi bán hàng. Cô Lan mua đinh vít về bán, người bán đưa cô một hóa đơn.
- Sổ sách: nơi ghi lại các khoản theo thứ tự thời gian và theo từng loại, giống cuốn sổ chi tiêu nhưng có quy tắc ghi rõ ràng.
- Công nợ: ai còn nợ mình, mình còn nợ ai. Như khi bạn cho bạn mượn tiền, nhớ ghi lại để cuối tháng nhắc.
- Đối chiếu: so sánh hai nguồn số liệu xem có khớp không, giống lúc bạn so tiền trong ví với số tiền trên sổ chi tiêu.
- Chốt sổ: khóa số liệu vào cuối tháng, quý hoặc năm để lập báo cáo. Sau khi chốt, muốn sửa phải có lý do và thủ tục.
- Phần hành: một mảng việc của kế toán, như kế toán thanh toán, công nợ, kho, tổng hợp, thuế. Công ty nhỏ thường một người làm nhiều phần hành.
- Kế toán trưởng: người chịu trách nhiệm cao nhất về công tác kế toán của đơn vị.
Một ngày của Mai thường thế nào?
- Kiểm tra và nhập chứng từ: hóa đơn mua vào, bán ra, phiếu thu, phiếu chi.
- Theo dõi công nợ và nhắc những khoản đến hạn.
- Đối chiếu số dư ngân hàng với sổ sách, số hàng trong kho với số liệu.
- Tính lương, bảo hiểm cho nhân viên (ở nơi nhỏ, một người kiêm nhiều việc).
- Cuối tháng, quý, năm: chốt sổ, lập báo cáo và hỗ trợ kê khai thuế.
Công ty lớn chia mỗi người một phần hành. Công ty nhỏ như tiệm cô Lan thì Mai học được rất nhiều, nhưng cũng nhiều áp lực hơn.
Áp lực của nghề đến lúc nào?
Việc không đều quanh năm. Bận nhất là cuối tháng chốt sổ, cuối quý nộp báo cáo thuế và cuối năm quyết toán. Những lúc đó tăng ca là chuyện thường. Nhiều người trong nghề kể rằng áp lực lớn nhất không phải khối lượng mà là nỗi sợ sai: một số lệch phải truy ngược cả chuỗi chứng từ mới biết nguyên nhân.
Ngược lại, ai giữ thói quen ghi chép gọn gàng, đối chiếu đều đặn thì mùa cao điểm nhẹ hơn nhiều. Mai bảo bí quyết của bạn ấy là “làm tới đâu gọn tới đó, đừng để dồn cuối tháng”.
Muốn theo nghề kế toán thì cần học gì?
- Kiến thức nền: nguyên lý kế toán, cách phân loại các khoản (hệ thống tài khoản), luật thuế cơ bản.
- Excel thật thạo: phần lớn việc đối chiếu hằng ngày làm trên bảng tính.
- Một phần mềm kế toán: học một cái là đủ hiểu cách vận hành, cái khác tương tự.
- Cẩn thận và trung thực. Nghề gắn với tiền nên giữ nguyên tắc là điều tối thiểu.
- Giao tiếp rõ ràng, vì bạn phải nhắc người khác nộp chứng từ đúng hạn.
Làm kế toán trưởng cần điều kiện gì?
Đây là chức danh nhiều người hướng tới nhưng ít ai biết điều kiện. Theo Điều 54 Luật Kế toán 2015, kế toán trưởng phải có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ trình độ trung cấp trở lên, có chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng, và có thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất 02 năm nếu có trình độ đại học trở lên, hoặc ít nhất 03 năm nếu có trình độ trung cấp, cao đẳng. Nguyên văn xem tại Điều 54 Luật Kế toán 2015. Điều luật còn nói Chính phủ quy định cụ thể tiêu chuẩn phù hợp từng loại đơn vị, nên ở mỗi nơi điều kiện có thể chi tiết hơn.
Một quy định ít người biết: ai không được làm kế toán?
Điều 52 cùng luật liệt kê những người không được làm kế toán. Ở công ty nhỏ có hai điểm dễ gặp: người thân (cha mẹ, vợ chồng, con, anh chị em ruột) của giám đốc, người đứng đầu hoặc kế toán trưởng trong cùng đơn vị thì không được làm kế toán, trừ doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn do một cá nhân làm chủ sở hữu và một số trường hợp khác do Chính phủ quy định. Người đang là thủ kho, thủ quỹ trong cùng đơn vị cũng không được làm kế toán, với các trường hợp loại trừ tương tự. Tinh thần là tách người giữ sổ khỏi người giữ tiền và tài sản. Xem Điều 52 Luật Kế toán 2015.
Sau vài năm làm kế toán, bạn đi đâu?
- Chuyên sâu một phần hành, như kế toán thuế hay kế toán giá thành, thành người khó thay thế.
- Lên kế toán tổng hợp rồi kế toán trưởng khi đủ thời gian và chứng chỉ.
- Sang kiểm toán, tiếp xúc nhiều doanh nghiệp, học nhanh nhưng cường độ cao.
- Sang tài chính hoặc phân tích số liệu, nếu bạn thích đọc số liệu để ra quyết định hơn là ghi chép.
Tạm kết
Mai bảo nghề kế toán giống làm người giữ nhà: ít ai khen khi mọi thứ khớp, nhưng ai cũng cần khi có chuyện. Nếu bạn cẩn thận, thích sự rõ ràng và không ngại số liệu, đây là nghề có đường đi khá rõ.
Kỳ sau mình sẽ nói kỹ hơn về từng phần hành, để bạn biết nên chọn phần hành nào khi mới vào nghề.
